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6 outils pour être plus productif

Avec décembre, l'année à venir pointe le bout de son nez...

Les dernières semaines avant les fêtes ne sont pas toujours les plus productives, on a déjà la tête ailleurs, dans les préparatifs.

Avec l'approche du solstice et la nouvelle lune de cette semaine, c'est pourtant le bon moment de définir vos intentions pour les 12 mois à venir. Et de les ressentir pleinement.

Comment  être certain(e)s d'accomplir vos objectifs ambitieux de Change Makers pour l'année à venir?

Comment garder l'esprit concentré sur vos objectifs et les atteindre alors que vous passez régulièrement vos journées à répondre aux sollicitations de vos clients, collègues ou partenaires?

Si vous avez eu l'impression que votre agenda de cette année a été dicté par les autres, que vous n'avez pas eu le temps d'avancer suffisamment sur VOS plans, cet article devrait vous intéresser.

En tant que gérante de Marlie Digital, et co-fondatrice du projet Black Mama, qui a impliqué outre sa préparation, une délocalisation à la campagne et la gestion d'un chantier de travaux sur 1à mois , j'ai eu de nombreux projets à mener à bien cette année.

Heureusement, je suis aidée dans mon quotidien par de précieux outils , que j'ai décidé de compiler ici pour vous.

(NB : certains des liens sont des liens d'affiliés, ce qui signifie que je peux recevoir une commission si les achetez via mon lien, mais soyez sûrs que je ne recommande que ce que j'ai moi-même testé et adopté de longue date).

Ce qui manque à la plus part des entrepreneurs qui se sentent débordés, c'est le focus, le manque de visibilité. Je suis passez par là. Comme si il n'y avait pas de lien entre entre leurs objectifs de long terme et leurs tâches journalières.

Si vous êtes comme moi, vous listez sûrement vos objectifs en début d'année. Mais avez-vous mis en place un système pour tracker leur avancement? Si ce n'est pas le cas, il se peut que vous sentiez dépassés.

Chaque jour votre to-do liste quotidienne s'allonge, sans faire avancer d'un pouce vos objectifs. Dans ce contexte, comment accomplir vos objectifs ambitieux de Change Makers? Comment garder l'esprit concentré sur vos objectifs et voir les avancements?

Il vous faut les bon outils, je partage ici avec vous mes préférés, testés et approuvés par moi et par mes copains entrepreneurs.

1/ Faire le bilan de l'année passée

La première chose que j'aime faire la dernière semaine de décembre, est le bilan de l'année.

Définir clairement la raison d'être de votre vie d'entrepreneur va vous donner du courage et de la confiance.

Si vous êtes un Change Makers, c'est que avez décidé d'entreprendre pour gagner votre vie différemment, en apportant quelque chose de positif et lumineux au monde. Créer un business qui vous permette de vous sentir en  accord avec vous-même, vos valeurs, de conduire votre carrière avec intégrité.

Avant de réfléchir à la nouvelle année à venir, prenons un peu le temps de faire un bilan de l'année écoulée, ok? Posez-vous ces questions et prenez le temps d'y répondre.

Notez ces réponses quelque part (ce sera intéressant de pouvoir vous y référer en fin d'année) :

- De quel accomplissement êtes-vous le plus satisfait cette année?

- Quelle est la chose la plus importante que vous ayez apprise cette année?

- De quoi êtes-vous le plus reconnaissant(e) à l'heure actuelle?

- A quel point, qui ne sait pas passé comme prévu cette année, êtes-vous prêt à renoncer pour le moment?

- Quel grand objectif avez-vous complété, à quoi ressemble votre vie maintenant que vous avez accompli cet objectif?

- Quels sont vos cinq meilleurs souvenirs de l'année passée?

- Quelles nouvelles habitudes avez-vous mis en place et qui a fait une grande différence dans votre vie et votre activité professionnelle?

- Qu'est ce qui vous enthousiasme particulièrement dans la nouvelle année à venir?

2/ Utiliser un planner papier pour organiser sa semaine et sa journée

Depuis 2 ans, déjà, j'utilise un planner papier, et j'en suis très satisfaite. Rien de mieux que de poser ses objectifs du trimestre, du mois, de la semaine, du jour à la main.

Au quotidien, j'utilise Google Calendar et un agenda papier (je l'utilise surtout pour noter les échéances de factures importantes, comme le renouvellement de mes licences de software), mais ce n'est pas l'outil le plus adapté pour un entrepreneur. Les agendas sont valables si vous êtes médecins ou avocats et que vous avez une journée remplie de RDV clients. Mais si vous êtes coach, consultant, professeur de yoga, écrivain, éco-designer, gérant d'une association culturelle ou d'un e-shop de produits biologique, il vous faut un autre outil.

Je vous recommande l'utilisation d'un planner papier,  bien plus utile qu'un agenda pour planifier vos journées avec les 5 objectifs ou tâches que vous souhaitez accomplir.

J'utilise personnellement depuis 2017 le planner de Nathalie Mc Neil, Conquer Your Year .

Ce planner peut être commencé à n'importe quel moment de l'année, car il n'est pas daté, mais vous en profiterez pleinement en commençant à l'utiliser dès janvier. Il vous aidera à passez de l'idée à l'action, en définissant vos objectifs. Vous pourrez les répartir en trimestre, semaine après semaine, jour après jour.

Ce qui fonctionne:  l'outil de Nathalie Mac Neil vous invite à travailler en sprint de 12 semaines et à vous concentrer sur un objectif à la fois. Avec cette méthode, vous atteignez vos objectifs un-à-un et vous sentez energisé(e) et motivé(e) pour vous attaquer aux suivants. Ce qui m'a beaucoup plus dans cet outil, c'est qu'il permet une approche à 360 degrés de la créativité et de la croissance. L'outil est fait pour vous aider à développer positivement chaque facette de votre vie : vous pouvez parallèlement à votre objectif business du sprint de 12 semaines, définir des objectifs personnels de santé, relationnel, spirituel etc.

De nombreux entrepreneurs s'auto-sabottent en essayant de faire trop de choses à la fois. Ils veulent lancer un produit révolutionnaire, tout en écrivant un livre, voyager pour faire des conférences, ajouter des milliers d'abonnés à leur mailing liste et assoir leur présence en ligne... non seulement ils n'atteignent que rarement tous ces objectifs en même temps, mais ils négligent les autres aspects de leur bien-être

Le bémol : le design du planner est un peu girly! Pour les entrepreneurs au masculin ou celles qui ne sont pas fans du design au féminin, je recommande le Full Focus Planner de Michael Hyatt au design plus austère et plus cher (1 par trimestre), mais qui  laisse, lui aussi, la place au éléments équilibrants (optimiseur de week end rituels).

Planner de Michael Hyatt

Ces deux planners n’existent qu'en version anglaise, mais ils sont facile à utiliser.

3/ Utiliser Trello ou un système de gestion de projet

Une fois que vous avez listé toutes les tâches intermédiaires nécessaires à l'atteinte de vos objectifs, il peut être utile de les ajouter à un outil de gestion de projet comme Trello.com ou Asana.com afin de pouvoir y assigner une deadline.

Ces outils sont en outre très utiles si vous travaillez avec une équipe à la réalisation de vos objectifs. Le planner papier vous servira à planifier votre propre travail quotidien et Trello ou Asana vous permettra de suivre l'évolution des tâches que vous aurez déléguées.

Trello est une plateforme de collaboration visuelle, inspirée de la méthode japonaise Kanban. Très facile à utiliser, elle permet de gérer des projets, seul ou en équipe, par un système de déplacement de carte (qui remplace les post-it). Trello vous permet de suivre l'avancement du projet à un seul endroit. Il existe une version gratuite qui permet de faire déjà beaucoup de choses. C'est celle que j'utilise.

Trello peut aussi être utilisé pour vos projets personnels, par exemple ici, les travaux de cuisine.

En un clin d'oeil vous pouvez visualiser toutes les étapes de votre projet :

Trello

Chaque tâche peut contenir des pièces jointes, des check-listes, des échanges avc votre équipe, du texte...

C'est un outil que j'utilise avec mes clients pour la gestion de leurs projets digitaux.

carte Trello

4/ Prioriser l'importance sur l'urgence avec la Matrice d'Eisenhower

Le secret des entrepreneurs qui réussissent résident aussi dans ce point : déléguer autant que possible ce qui est urgent et non important (par exemple répondre aux sollicitations des clients sur votre service support, si vous vendez des produits ou des formations en ligne) et consacrer les deux premières heures de votre journée à accomplir les tâches qui vous feront avancer sur votre objectif du sprint de 12 semaines (celui qui vous avez consigné dans votre planner).

Ceci vous permet de travailler sur votre business et pas le nez dans votre business. Ne faites pas l'erreur de sacrifier ce qui est important pour votre entreprise mais non urgent (par exemple: écrire régulièrement du contenu pour nourrir votre audience sur votre blog).

La matrice d'Eisenhower est un outil très pratique, que j'utilise régulièrement pour prioriser mes tâches journalières:

 

5/ Faciliter sa comptabilité (et celle de son e-shop) et sa facturation avec un outil pratique, sexy et compatible avec WooCommerce: Freshbooks

Si vous êtes comme moi, la comptabilité, ce n'est pas votre tâche préféré. Mais c'est le nerf de votre business, autant être bien équipé.

Afin de pouvoir envoyer des devis et des factures clairs et propres, être payé en ligne, saisir mes dépenses chaque moi, j'ai choisir Freshbooks, un logiciel de comptabilité en ligne, destiné aux petites entreprises.

J'aime Freshbooks, car avec lui je peux;
-  rester organisé et suivre le temps passé sur les projets de mes clients par moi et mon équipe
- créer et envoyer des devis ou des factures avec une belle mise en page en environ 30 secondes

Voici un exemple de facture.  Les clients peuvent les consulter et les régler en ligne, les télécharger au format pdf pour leur comptabilité, ce qui me fais gagner beaucoup de temps.

exemple de fcature Freshbooks

- enregistrer et d’organiser mes dépenses en un clic depuis mon mobile, grâce à son app.
- être payé en un clin d'œil en acceptant les paiements par carte de crédit directement sur les factures
enregistrer les informations de carte de crédit dans les profils sécurisés de mes clients, pour un paiement plus rapide.

Bon plan  : du 3 au 5 décembre 2018, Freshbooks organise une vente flash.

Un autre bon point est que vous pouvez donner un accès à Freshbooks à votre comptable, et donc réduire vos frais de comptabilité en saisissant vous-même vos dépenses, ce qui n'est pas négligeable.

Ce n'est pas une tâche très agréable, mais si vous faites comme moi et que vous vous y collez une fois par semaine, le vendredi de 11h à 12h(où à n'importe quel créneau fixe), cela devrait être assez facile

Enfin, si vous avez une boutique en ligne, gérée via WooCommerce, vous aller adorer ceci : L'extension WooCommerce FreshBooks vous permet d'envoyer automatiquement des factures PDF par mail au client à chaque commande, et crée même le nouveau clients dans FreshBooks!

Un gain de temps précieux. Et si vous gérez des abonnements (pour des cours de yoga, du coaching...), vous pouvez aussi paramétrer Freshbooks pour gérer une facturation récurrente de ces abonnements.  C'est ce que je fais chez Marlie Digital, pour gérer mes abonnements de webcare et maintenance Pass Zen et c'est très confortable! Je gagne de précieuses heures, que je peux passer loin de l'écran dans mon jardin.

6/ S'accorder du temps et de l'espace pour se ressourcer

Ne négligez pas ce point. Accordez-vous du temps. Que pour vous. Avec votre famille ou vos amis. Sortez dans la nature. Respirez. Loin des écrans. Profitez-en pour faire une journée sans votre smartphone.

Ceci peut paraître banal, mais notre ère digitale à son côté sombre. Certes internet est un outil formidable qui permet aux Change Makers d’étendre leur influence positive autour d'eux et plus loin encore. Un outil, qui nous permet chez Marlie Digital de vivre une vie à la campagne tout en ayant des collaborateurs et des clients installés à des centaines de kilomètre de chez nous. Mais encore faut-il savoir décoller son nez des écrans,  prendre le temps pour votre santé, votre famille, votre bien-être ... une priorité à intégrer dans votre merveilleuse entreprise.

C'est dans cet optique que j'ai co-fondé Black Mama : offrir aux entrepreneurs un lieu idéal pour se ressourcer quelques jours, troquer leur addiction digitale contre une immersion dans la nature sein du Parc Naturel des Causses du Quercy. C'est ce qui fait que ma vie d'entrepreneuse chez Marlie Digital est équilibrée et c'est quelque chose que j'ai à coeur de partager avec les autres entrepreneurs et créatifs.

Profitez de vos week-ends, planifiez à l'avance vos moments "off" de l'année. Dans son planner Michael Hyatt, inclut même un "Weekend Optimizer" pour ceux qui on besoin de poser clairement les règles vis à vis d'eux-même, afin de ne pas passer le week end à faire les devis ou la comptabilité en retard.... Chez Marlie Digital, on adore l'idée. Pour planifier un week end en mode slow.

En résumé

Pour être productifs et atteindre les objectifs que vous avez listés en 2018, prenez le temps de faire un vrai point et armez-vous des bons outils.

Fixer vous des objectifs légèrement en dehors de votre zone de confort. N'ayez pas peur de voir grand mais réalisable à 75%. Restez concentré sur un objectif à la fois pendant 12 semaines. Définissez des jalons pour atteindre pas-à-pas vos objectifs. Et n'oubliez pas de vous récompenser, ainsi que vos équipes avant de passer à l'objectif suivant.

Pour planifier l'année à venir, je vous invite également à relire les 5 Conseils pour bien préparer 2017, toujours valables, avec nos workbooks gratuits à télécharger.

Photo by Annie Spratt on Unsplash

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